广西开放大学（广西信息职业技术学院）
会议管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为扎实开展深入贯彻中央八项规定精神学习教育，落实中共中央办公厅《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》精神，自治区党委《关于解决形式主义突出问题为基层减负的工作措施》《广西壮族自治区人民政府办公厅关于实行“无会日”制度进一步精简规范会议的通知》要求，规范会议的组织和管理，精简会议，改进会风，提高会议的质量和效率，特修订本办法。
第二条 各单位应高度重视会议的组织和管理工作，坚持“谁主办，谁负责”原则，强化归口管理。
第三条 转变工作作风，切实精简会议，改进会风，提高会议质量和效率，提升行政效能。
第四条 本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议，具体分为：
一类会议：由学校党委、行政组织召开，主要校领导出席，各单位主要负责人等参加的会议。
二类会议：由校领导出席召开的专门性工作会议和议事协调机构会议。
三类会议：由学校有关单位组织召开，邀请校领导出席的会议。
第二章 办会原则
第五条 办会应遵循以下原则：
(一)精简高效。能通过文件或其他方式传达会议精神、部署工作的尽量不召开会议；会议内容相同、相近的应通过“统筹合并法”增强会议实效，对同类会议“能并则并”;必须召开的会议要安排紧凑，主题鲜明，简化程序，精炼内容，尽量开短会、讲短话，力戒空话、套话，注重实效，一类会议原则上应控制在120分钟内，二类、三类会议时长应控制在90分钟内。
(二)科学安排。学校确定每周星期二下午为“教职工集中学习时间”,除上级明确要求召开的会议以及发生重大突发事件或其他急需布置协调的工作会议外，确需在“教职工集中学习时间”召开会议的，需经学校主要领导同意方可召开。
(三)充分准备。会议主办单位应在会前做好充分准备，做到议题科学、依据充分、材料详实、流程规范。不得组织召开没有明确目的、调研论证不充分、缺乏实际内容的会议。
(四)控制规模。学校主要领导出席召开的会议，原则上由参会单位的主要负责人参加。其他校领导出席召开的会议，参会人员原则上为其所分管的单位主要负责人和其他单位的相关负责人参加(专项工作协调会除外)。
(五)厉行节约。严格贯彻执行中央八项规定及其实施细则精神，严格控制会议经费，反对铺张浪费，会议涉及经费按照学校相关规定管理。鼓励采用网络视频等形式召开会议。
第三章 会议审批
第六条 学校严格实行会议申报审批制度。未经批准不得以学校名义召开会议。
一类会议:由主办单位通过OA系统会议申报审批流程，报分管领导同意后，呈学校主要领导批准，并于会议召开前一周的星期四下午下班前向党委办公室、校长办公室报备。
二类、三类会议:由主办单位通过OA系统会议申报审批流程，报分管领导同意后，于会议召开前一周的星期四下午下班前向党委办公室、校长办公室报备。
上级会议、检查类会议视具体情况及时呈报。
第七条 论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等按照《广西开放大学论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理办法》(桂开大党〔2021〕43号)规定执行。
第四章 会务管理
第八条 会议室安排。校内各会议室及其设施由党委办公室、校长办公室、后勤保卫处、网络与信息中心负责管理、维护，主办单位通过OA系统申请使用。
第九条 会务筹备。会议主办单位需指定专人负责筹备会议相关事宜，主要包括拟定会议方案，确定会议主题、会议议程、日程、主持人、参会人员，落实会议地点，拟发会议通知、通知参会人员，布置会场，安排座次，落实工作人员,会场服务等。需邀请校领导出席的会议一般按照“谁分管（联系）、谁出席”的原则处理。若分管（联系）校领导无法出席但确需其他校领导出席的，可由党委办公室、校长办公室请示学校主要领导协调安排。
第十条 材料准备。会议材料包括背景、议程、领导讲话、报告等原则上由会议主办单位准备。需要学校主要领导出席的会议，会议主办单位原则上至少提前3个工作日将相关会议材料提交到党委办公室、校长办公室。对需其他部门会签或专项论证审查的，由会议主办单位负责完成会签或组织论证审查。
第十一条 会议服务。会议须限时召开，会议主办单位负责组织会议按计划进行，并安排工作人员做好会中服务的各项工作。需做会议记录的由会议主办单位派专人记录并整理存档，需印发会议纪要的按程序报批签发。会场使用结束后，由主办单位负责会场的清理，还原会场设施，并完成检查与交接工作。
第十二条 材料归档。会议主办单位要抓好会议精神、材料归档等工作的落实。会议形成决议或决定事项需要贯彻执行的，由会议主办单位编制会议纪要，或形成文件、通知及时印发各单位，各级会议的资料根据工作需要及时整理存档。
第十三条 宣传报道。上级单位来校考察调研的会议及学校主要领导出席的全校性大型会议，由党委宣传部负责摄影及新闻报道；校领导出席的各单位组织的专门性工作会议和议事协调机构会议，原则上由各主办单位负责摄影及新闻报道，党委宣传部可提供必要协助。
第十四条 会议纪律。会议主办单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议各环节、各流程的管理。全校性会议由主办单位负责会议考勤、会风监督工作。会议考勤情况应及时进行通报，并纳入单位、职工年度考核和评优评先指标。
第五章 附则
第十五条 确需在校外召开的会议，按自治区党政机关会议定点场所的有关规定执行。
第十六条 广西开放大学党委会、校长办公会及广西信息职业技术学院党政联席会、校长办公会按照相应议事规则执行。
第十七条 涉密会议严格按照国家、自治区、学校等相关规定执行。
第十八条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
